相信大家之前收到一份公文，關於勞動部所要進行之勞動檢查，對於一般牙醫師而言，應該是一份內容陌生又不太懂的文。看完以後只知它告訴我們，只要照著它上面的資料準備好，就不用擔心。問題是，該文上面列舉的準備事項，相信一般診所完全清楚的應該不多，甚至有些項目，聽都沒聽過？實在不知要如何才可無須擔心，診所到底如何準備才好，也才能隨時接受臨檢呢？
老鄧跟大家也有一樣的困擾，於是這些日子蒐集相關資訊，嘗試理解後，試著整理將老鄧所能理解的訊息，提供給大家參考，希望能對大家有些幫助。一樣老話，如有需更正之處，歡迎大家隨時糾正老鄧，這樣我才會更進步。
該文中有列舉診所需要備妥之資料，含共同資料6項及抽檢人員資料9項，有些基本項目，不難理解，但其中有些則涉及勞動基準法（以下簡稱勞基法）相關法條及辦法，各位也許陌生，就開始聽聽老鄧怎麼說，今天先來談抽檢人員資料中之「勞工名卡」。
Ⅰ--「勞工名卡」
其實也就是所謂員工基本資料卡，只是法律有規定還得包含某些項目。
一、 法源依照勞基法第7條，雇主應置備勞工名卡。
二、 內容 依規定勞工名卡至少需登記，勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼等基本個資，及到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病或其他必要事項。
三、 蒐集勞工個資注意事項
1.原則不需員工簽具同意書
由於個資法本便未硬性規定蒐集個資，一律皆須簽署同意書，而且當診所基於勞工行政（代碼：114） 之特定目的，且屬人事僱傭契約等關係之蒐集、處理，則便無須再得當事人書面同意，即得蒐集之；但若與僱傭契約關係之其他個人及家庭資料蒐集、處理，如無其他款項法律要件之適用，才便有可能須得當事人書面同意。
2. 勿無故留置證明文件
依就業服務法第5條第2項第2款規定，雇主招募或僱用員工，不得有違反求職人或員工之意思，留置其國民身分證、工作憑證或其他證明文件，或要求提供非屬就業所需之隱私資料。也就是說除非員工自願同意留置證件，否則診所不得藉故留置，但若有需要影本資料，最好在其影印資料上註記其用途（例如僅供xx診所留存用），以免引起不必要之個資維護問題。
3.勿蒐集非必要之隱私資料
依就業服務法細則第1-1條，本法第五條第二項第二款所定隱私資料，包括下列類別：（1）生理資訊：基因檢測、藥物測試、醫療測試、HIV 檢測、智力測驗或指紋等。（2）心理資訊：心理測驗、誠實測試或測謊等。（3）個人生活資訊：信用紀錄、犯罪紀錄、懷孕計畫或背景調查等。 如果診所真的有需要求職人或員工提供隱私資料（例如上述之懷孕計畫），應尊重當事人之權益，且不得逾越基於經濟上需求或維護公共利益等特定目的之必要範圍，並應與目的間具有正當合理之關聯，否則很容易被投訴或檢舉。
4. 如果違反2.會被處新臺幣六萬元以上三十萬元以下罰鍰。
四.勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。
五年雙方可以以契約延長，但不得短於五年。至少保存五年的重要性為何？例如，當離職員對於薪資或福利之計算如有疑義而訴諸法律，此時因為勞工名卡有到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病或其他必要事項等重要紀錄，可以提供雇主薪資給付適當之佐證，如未到五年即遺失，此時法官會容易朝員工有利之方向判決，因此請務必保存適當，不要亂丟。
五、未置備勞工名卡，雇主可處新臺幣二萬元以上三十萬元以下罰鍰。
六、不要亂拒絕檢查
請記得，診所若是拒絕、規避或阻撓勞工檢查員依法執行職務者，會被處新臺幣三萬元以上十五萬元以下罰鍰。
請記得，診所若是拒絕、規避或阻撓勞工檢查員依法執行職務者，會被處新臺幣三萬元以上十五萬元以下罰鍰。
以上為有關「勞工名卡」之相關事項，希望能提供大家對勞動檢查中勞基法相關規定項目有初步認識，下集待續。
